本局職員，對於其經辦公文須嚴格保守機密，不得有所洩漏或遺失。

本局收發文編號自每年歲首開始，由第一號起順序編至年終為止。

本局公文收發，區分為總收發及單位收發二類。

本局公文收發，使用公文管理系統列管，總收文登錄分辦後，列印
公文分辦單由單位收發人員簽收確認，發文人員應註記發文及歸檔
結案日期，供稽催人員查考及歸檔存查銷號之用。

本局總收文人員除注意例行簽收、拆封、編號外尤須注意下列各項
：
一、凡附有現金、支票、匯票、或其他有價證券之公文，應即送出
納在來文上簽收或掣給收據，然後再行分辦。
二、來文因公文封上未註明密件，拆封後始發覺為密件者，應依密
件處理送秘書室經指定之人員簽收處理。

單位收發人員，應注意下列事項：
一、經點收清楚來文後，應在公文管理系統收件選項點收確認。
二、單位移文或送會時，應於送件選項輸入移往送會單位，並註明
移文月日時。
三、創稿文件，於創稿選項下登錄新增後，按規定程序列管。
四、存後提辦及先行復知文件，按照創稿文件處理程序辦理。

（刪除）

發文人員應完成審查附件、掛號、印章、繕寫信封後，依照公文性質，緩
急分別以專送掛號、限時快遞、航掛等方法寄遞。

公文處理時限以不超過下列時間為原則。
一、最速件不超過三天。
二、速件不超過五天。
三、普通件不超過七天。
四、人民申請有關技術性或專案性案件，其辦理過程在七天以上者
，其時限得另訂之。

各單位承辦之文件，如案情複雜，須經詳細審核磋商或查考複雜之前案，
以及來文定有答覆之期限，而不能於前條定時限內辦出者，得按下列展期
之規定由各級主管斟酌核定：
一、展期天數七日內者由主管科長核定；七日以上一個月以內者，由單位
主管核定；一個月以上者機關首長核定。
二、來文定有答復期限，因故不能按期辦出者，應先協調通知來文單位。

各單位收發人員應根據現用公文管理系統，切實辦理公文查詢。

公文處理稽查範圍如下：
一、有關人民權利義務申請案件。
二、有關經費支付案件。
三、交辦案件。

稽查內容及重點如下：
一、承辦案件內容與法令規定是否相符。
二、承辦案件有無積壓及其原因。
三、現行法令內容與處理稽查是否需要修訂或調整。

公文處理稽查分定期與不定期二種，定期稽查按月舉行，不定期稽查由稽
查人員根據必要臨時行之。

稽查標準及稽查數量，悉由稽查人員決定之。

稽查人員由局長指派適當人員兼任之。

檔案管理內部作業，由秘書室文書科自行規定。

機密文件處理規定如下：
一、凡文件封套有本局局長親啟及機密字樣者，作密件論。
二、收到秘密文件，應於密件收支簿上編號登記，原封送呈局長拆閱。
三、密稿由承辦人員親送核判。
四、密稿交繕，應由承辦人員親自監視，並繕 (印) 完畢後，由承辦人員
自行校對、送印封交收發人員登記送發，原稿收回密存，並依規定程
序歸檔，至在繕 (印) 時所有廢紙及油印紙，亦應由承辦人員負責收
回燬銷。