建檔之處理
一、依據總預算歲出機關別各科目及金額一次輸入電子計算機建立總預算
檔以達到控制分配預算之目的。
二、年度開始各機關歲出分配預算未奉核定前暫依總預算所列經常門各業
務計畫年度預算十二分之一額度內編列分配概要表，先行辦理輸入電
子計算機建立暫列分配預算檔，俟歲出分配預算核定後再結算，並沖
減原暫列數。
三、建立各項預算分配檔支用檔。
(一) 本年度各機關分配預算分配檔及支用檔－收到財政部 (國庫署) 轉
行之各機關歲出分配預算，應按單位及業務計畫別編寫科目性質、
分項代號、編製分配預算概要表，依序逐筆輸入建立預算分配檔，
並按月份將月分配檔轉記入支用檔，作為辦理支付及查對餘額之依
據。
(二) 各機關以前年度歲出應付款預算分配檔及支用檔－會計年度結束後
，各機關經核准轉入下年度繼續支用之歲出應付款，收到轉行之奉
頒保留案時，先行檢查上年度餘額是否足夠保留，再依頒支用分配
表按單位及業務計畫別，編寫科目性質分項代號依序輸入預算分配
檔，並按月將支用分配數適時轉入支用檔，作為辦理支付及查對餘
額之依據。
(三) 緊急撥付款支用檔－依財政部 (國庫署) 轉行以緊急撥付各機關之
款項時，應按單位及核定之用途將支用分配數直接輸入支用檔，作
為辦理支付之依據。
(四) 各機關特種基金及保管款支用檔－按財政部 (國庫署) 核定之單位
，於收到經管機關檢送國庫簽收之繳款書第五聯時，將繳款數輸入
支用檔，作為辦理支付及查對餘額之依據。其應受預算之限制者，
參照第一目，併列預算分配數。
(五) 其他必要之分配支用檔
1 第二預備金出席國際會議、其他補助、公務人員資遺退職給付、公
務人員殮葬補助、調整軍公教人員待遇準備－收到財政部 (國庫署
) 轉行各機關動支法案後，應隨即按單位及業務計畫別編寫科目性
質，分項代號等比照以前年度歲出應付款方式輸入，適時或按月轉
入支用檔，作為辦理支付及查對餘額之依據。
2 統籌科目經費
(1) 於年度開始時建立「公教人員眷屬重病住院醫療補助」「未配
眷舍公教人員房租津貼」「公教人員婚喪生育及子女教育補助
」三個科目之預算分配檔轉支用檔－將財政部 (國庫署) 核轉
行政院按期核定各該科目之可支用數額輸入並轉入支用檔，作
為辦理支付及查對餘額之依據。
(2) 另在支用檔，以每一支用機關為一戶，建立單位支用檔登記該
機關逐次支付之數額。該支用檔之主要目的在每月複製與各支
用機關對帳及每季終了編製「支付中央各機關各統籌科目明細
表」之用。
(六) 支出收回及支付註銷之處理－支出收回、支付註銷，依據本處會計
室編製之傳票 (或代傳票) 輸入沖減各有關單位業務計畫支付數，
恢復原科目之餘額。

各項憑單之點收、檢查、編號、登記、分類之處理事項。
一、各機關遞送付款 (轉帳) 憑單需填寫憑單遞送清單一式三份，一份原
機關存查，其餘二份連同憑單送第一科簽收。
二、收件人員依照遞送清單所填逐件清點並檢查「機關名稱」「編號」是
否相符，附件是否齊全，印鑑章有無短缺後，手續齊全者則在遞送清
單上蓋本處收件章簽收，一份交支用機關，一份第一科存查。
三、各支用機關憑單經簽收後，即予編號、一單一號，並加蓋收件日期戳
及填寫收到時間。
四、按編號順序登入付款 (轉帳、撥款) 憑單收件登記簿，並按憑單支票
領取方式，用不同顏色卷夾區分，一單一夾，自領者用藍色，存帳或
郵寄或轉帳者用黃色、外埠存帳或郵寄用粉紅色，電匯使用綠色 (撥
還零用金帳戶者) ，撥款用白色，受款人候領者用紅色，最優先最快
速處理。
五、每日三時半以前所收之憑單需當日辦畢，不得積壓，或緩辦，三時半
以後收件得留作次日處理，收件日期蓋紅色，自領者用淺藍色，存帳
或郵寄用淺黃色卷夾，以資識別，下班前點交稽核保管。
六、每日結帳後所收之憑單件數，由收件人員報告第一科稽核或科長。
七、每日上班前將當日預留收件號碼一次輸入電子計算機，預留號數由收
件人員協調電資組辦理。

各機關簽證人員印鑑之保管、驗對、及更換之處理事項
一、各支用機關簽具付款 (轉帳) 憑單，及其他支付憑證均應由機關長官
或其授權代簽人及主辦會計人員負責為合法支用之簽證。
二、各機關蓋填簽證人員印鑑卡時，應於啟用前，填具印鑑卡一式三份，
函送本處，以備驗對。
三、前項印鑑卡一份轉送二科備用，二份交第一科電子影印後由驗對人員
保管，以作驗對憑單簽證人員印鑑之依據，下班時需妥為貯存，以防
意外。
四、印鑑更換時，應由原機關備函本處，並檢附新印鑑卡，敘明更換原因
，舊印鑑停用日期與新印鑑啟用日期，以憑辦理印鑑卡之更換。
五、每一憑單由收件人員遞達時，依照憑單所填機關名稱抽出印鑑。用重
疊對比法逐一驗對簽證印鑑，如發現印鑑不符，或簽證人員印鑑不全
，模糊不清時，即填具憑單退件理由單辦理退件手續。
六、印鑑經驗對相符後，在憑單上加蓋驗對人員私章，以明職責。

憑單之審核、記帳、餘額查對、覆核科長簽章之處理事項。
一、審核人員審核憑單內容。
（一）支用機關名稱代號包含檢查號碼有無錯誤。
（二）編製日期有無漏填或書寫錯誤。
（三）憑單編號，預算科目名稱及代號，包含檢查號碼，會計年度是否正
確，有無漏列。
（四）支出用途有無漏列，如係撥還零用金或領用額定零用金有無超出規
定限額。
（五）支出預付、暫付款項，有無註明用途。
（六）金額數字，單位有無遺漏，大小寫數字是否相符，有無塗改，大寫
結尾無漏寫「整」或「正」字。
（七）受款人姓名、名稱、地址，有無塗改。
（八）領取支票方式是否選擇正確的一項，如係「自領」或「支用機關指
定人員領取」者，領取支票憑證號碼有無填註，騎縫章有無漏蓋，
屬於存帳者，除另有特別規定外，金融機構戶名、帳號有無漏填。
（九）附記事項如註記有「請勿劃線」或「取銷禁止背書轉讓」其末端有
無加蓋簽證人員印鑑。
（十）附件是否齊全，有無短缺。
（十一）如有清單者，清單細數之和與憑單所列金額是否相符，及有無簽
證。
（十二）支付電話、電報、水電等費如係存帳者，各代收銀行帳戶 帳號
有無漏填或錯誤，應檢附之電話費收據，電報費收據，電話清單
，是否齊全或漏附。
（十三）除受款人姓名、金額二欄規定均不得塗改外，其餘各欄如有更改
，其更改處有無加蓋簽證人員印鑑。
（十四）支付財物購置或營繕工程費款，超過稽察限額者，是否在附記欄
註明購辦案號、總價及審計監辦情形。
（十五）憑單第二聯所列與第一聯是否完全一致。
（十六）轉帳憑單之審核，除照付款憑單有關各欄之審核要點詳予審核外
，並應核對轉帳收方金額合計數與轉帳付方金額合計數是否相符
，大小寫金額合計數是否一致。
（十七）轉帳憑單摘要欄，有無註明轉帳事由。
二、憑單經審核均符合規定即予辦理支付，依各種憑證別使用程式輸入電
子計算機－端末機查核其有關科目餘額足否，所產生之紙帶一聯隨憑
單遞核。
三、科長（稽核）覆核自收件編號至驗對印鑑，憑單審核，端末機紙帶記
載及餘額結算並無遺漏與違失，予以簽章，以明職責。
四、如憑單手續不完備，或駐審人員提出異議時，應退回第一科沖回，先
登記退件編號，並填具付款（轉帳）憑單退回理由單一式三份，於單
上有關項目標註，再輸入端末機退件檔附上紙帶送科長簽章，一份連
同憑單退還原編送機關，一份第一科存查，一份交收件人員登記，以
備支用機關或受款人查詢。
五、費款支付完畢後，付款憑單第一聯由第二科保管，轉帳憑單第一聯由
第一科保管。
六、第二科將憑單第二聯隨時移送第一科交承辦人員整理待核對電資組產
生之當日工作底稿。
七、對帳如發現工作底稿與憑單相關項目有不符之處，應即時告知電資組
或第二科，立即更正。
八、當日支付帳目，應當日核對完畢，不得積壓。
九、帳目核對清楚，按機關別填具付款憑單退還清單一式三份，次一工作
日上午九時將清單兩份，連憑單第二聯送審計處人員核抽存清單一份
，餘連憑單第二聯退第一科。
十、前項憑單退還清單一份隨同憑單第二聯由各承辦人封妥交總務室郵寄
或派員轉送退還原支用機關。
十一、電資組每日編製之工作底稿，應送第一科交由承辦人核對整理存查
。
十二、月份終了於次月一日，將電資組產生之當月庫款支付對帳單三份查
核整理後二份送由會計室核對分發，一份由第一科承辦人保管。

各機關查詢支付之處理事項
一、各機關如有查詢或洽商公務時，屬於各經管人業務職掌範圍以內之事
項，依權責由各經管人直接予以答覆處理。
二、所詢之事項，經管人無法解決時，報請稽核科長處理。
三、為簡化文書往來，及兼收時效起見，儘量利用電話洽商，重要者作成
電話記錄，以備查考。