本分局職員，對於其經辦公文，必須嚴格保守機密，不得有所洩漏或遺失
。

本局收發文編號自每年歲首開始，由第一號起順序編至年終為止。

本局公文收發，應用公文登記表甲、乙、丙、丁、戊五聯，均由承辦收發
復人員複寫，甲表為公文登記查詢之主表，在辦理期間，按查詢日期催查
及紀錄公文各項進程，以代替基層單位送文、送會、移文、退文、呈核 (
判) 、交繕、送檔等簿冊之用。乙表為代替收文簿之用。丙表為在辦理期
間附於公文上，為承辦員及各級主管查核待辦日期之用。丁表為代替本局
收發文簿之用，戊表為檔案總表之用。

本分局收發人員，除注意例行簽收、拆封、編號外，尤須注意下列各項：
一、凡附有現金、支票、匯票、或其他有價證券之公文，應即登記送出納
人員在來文上簽收或掣給收據，然後再行分辦。
二、來文因公文封上未註明密件，拆封後始發覺為密件者，應依密件處理
送秘書或指定人員簽收處理。

課室收發人員應注意下列事項：
一、收發人員點收清楚來文後，應分別在甲表或送件簿上簽收。
二、公文登記表登記後，應將乙表按單位收發文號放入收文盒中，並將甲
、丙表附於來文上送第六課承辦人員在甲表簽收後收回。
三、各單位移文或送會時，單位收發應於甲、乙、丙三表「承辦員」欄之
次一行，填明移往送會單位之名稱，並在同行左邊註明移文月日時、
甲、丙表隨文移送，受移或受會單位在甲表簽收後退還。
四、創稿文件，得視同來文，仍按一般程序使用公文登記表登記。
五、存後提辦或移回重辦，應檢出原公文登記表，於原承辦員欄之次一行
，填入重交月日時後「承辦員」簽名，並於甲表「備考」欄註明提辦
或重辦月日時後，按規定手續送承辦員辦理。
六、先行復知文件，按照創稿文件處理程序辦理。
七、彙辦文件應以主案之甲、乙表為主，其他各案之甲表，應按先後次序
附主案甲、乙表之後。
八、存查案件，應於甲表之結案日期欄內，註明存查日期，並於「處理內
容」欄內註一「存」字，送檔案室點收歸檔。

收發人員應於公文完成繕校、審查附件、印章、掛號、登記、繕寫信封後
，依照公文性質緩急分別以專送、掛號、限時快送、航掛等方式寄遞。

公文處理時限不超過左列時間為原則：
一、最速件隨到隨辦。
二、速件不超過三天
三、普通件不超過六天。
四、人民申請有關技術性或專業性案件，其辦理過程在七天以上者，其時
限得另訂之。

各單位承辦之文件，如案情複雜，須詳細審核磋商或查考複件之前案，以
及來文定有答覆之期限，而不能於前條規定時間內辦出者，得按左列展期
之規定由各級主管斟酌核定：
一、超過規定時限應由主管核定。
二、超過規定時限一倍以上者，應簽請分局長核定。
三、來文定有答復期限，因故不能按期辦出者，應先協調通知來文單位。

各單位收發人員，應根據現用五聯公文登記表之使用方法，切實辦理公文
查詢。

公文處理稽查作業悉依文書管理程序規定辦理。

檔案管理悉依「事務管理規則」內有關檔案規定辦理，有關內部作業，由
第六課自行訂定。

機密文件處理規定如左：
一、凡文件封套有本分局局長親啟及機密字樣者，作密件論。
二、收到機密文件，應於密件收文簿上編號登記，原封送呈分局長拆閱。
三、密稿由承辦人員親送核判。
四、密稿交繕應由承辦人員親自監視，並繕 (印) 完畢後，由承辦人員自
行校對、送印封交收發人員登記送發，原稿收回密封，並依規定程序
歸檔，至在繕 (印) 時所有廢紙及油印紙，亦應由承辦人員負責收回
燬銷。

本分局印信保管，由分局長指定監印人負責，不使用時應鎖於保險箱內，
如有遺失誤用情事，均由監印人負完全責任。