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法規名稱: 各機關人事資料管理規則
發布日期: 民國 87 年 10 月 01 日
法規類別: 考試 > 銓敘部 > 人事管理目
行政機關、公立學校及公營事業機構 (以下簡稱各機關) 之人事資料管理
,除法律另有規定外,依本規則辦理之。
本規則適用之對象如下:
一、行政機關依法任用、派用之有給專任人員。
二、政務人員。
三、民選首長。
四、公營事業人員。
五、聘任、聘用、僱用及約僱人員。
六、公立學校職員。
前項第五款人員,不包括公立學校教師。
本規則所稱人事資料範圍如下:
一、機關資料:
(一) 組織編制及員額資料。
(二) 職務歸系及官等職等資料。
二、個人資料:
(一) 基本資料:公務人員履歷表各項資料。
(二) 異動資料:
1 派免遷調核薪、動態登記及任用審查資料。
2 訓練進修、平時考核獎懲及考績 (成) 資料。
3 勳章、獎章、模範公務人員、刑事處分及懲戒處分資料。
4 留職停薪、停職、復職、免職、退休 (職) 、死亡、資遣及其他
離職資料。
5 國民身分證統一編號、姓名變更及出生年月日更正資料。
6 其他異動資料。
各機關人事資料之處理,均應以人事資訊管理系統作業。
未建置人事資訊管理系統之機關,人事資料得先以人工作業更正或補充;
其人事資料需建檔或更新者,由其上級機關代為處理,並督導限期建置人
事資訊管理系統。
各機關之初任人員,應填具公務人員履歷表,由服務機關負責查驗並以人
事資訊管理系統登錄建檔,嗣後各項個人資料之異動,應隨時以該系統更
新。
公務人員轉任、調任他機關前,原服務機關應列印公務人員履歷表或公務
人員個人履歷明細資料,由人事主管簽章並副知其本人,依傳輸格式規定
錄製磁片一份,於公務人員轉任、調任後一星期內,移送新職機關建檔。
離職人員再任時,機關應即建立其完整之個人資料檔案,並得依前項規定
,請原服務機關提供其個人資料檔案,原服務機關不得拒絕。
機關遇有裁撤、組織變更等情事時,人事資料檔案應移轉承受機關或上級
機關辦理。
離職人員之個人資料檔案,應永久保存。
須經銓敘部銓敘審定之個人資料,由各機關依送審程序報送,俟銓敘審定
後,以人事資訊管理系統登錄建檔。更新、更正或註銷時亦同。
辦理公務人員國民身分證統一編號、姓名變更及出生年月日資料之更正時
,應依送審程序,報銓敘部辦理動態登記,並以人事資訊管理系統登錄建
檔。更正出生年月日者,並應檢附經戶政機關更正後之戶籍謄本正本一份

前二項以外之個人資料,各機關應定期傳送各主管機關,再由各主管機關
查核無誤後,每月彙送銓敘部。但行政院所屬各機關,由行政院人事行政
局每月彙送銓敘部;必要時,銓敘部得逕請各主管機關提供相關個人資料
人事資料之傳輸方式、資料異動管理規範、網路作業標準、網路傳輸共通
性項目及傳輸格式等,由銓敘部會同行政院人事行政局訂定。
人事資料之建立、異動及更新,應力求正確。嗣後個人資料之異動,當事
人應主動於一個月內提供,人事主管人員並應確實查驗及登錄。如有漏辦
、偽造、變造、毀損或作不實之登錄等情事,各機關應查明責任,按其情
節輕重,依法懲處或移送檢察機關偵辦。人事資料管理績效優良者,得依
有關規定覈實予以獎勵。
各機關人事資料應指派專人管理,並依公務人員交代條例之規定列入交代
各機關人事資料之運用,應依電腦處理個人資料保護法及相關法規之規定
辦理。
各主管機關為辦理其人事資料之管理,得依本規則相關規定,另訂管理要
點。
本規則自發布日施行。