本分局處理公文人員應遵照下列事項。
一、公文製作要符合「簡、淺、明、確」的要求。
二、公文結構，採取「主旨」「說明」「辦法」 (或建議) 三段式加以活
用。
三、公文文字儘量改用語體文，加註標點符號，並採條例式。
四、公文內容應簡明扼要，語氣要肯定，用詞要堅定。
五、一般公文一律用「函」或「書函」行文。
六、儘量利用電話紀錄方式處理公務。

本分局職員，對於其經辦公文或公務須嚴守機密，不得有所洩漏或遺失。

本分局公文收發，使用公文登記表，甲、乙、丙、丁、戊五聯，均由總收
發複寫，甲表為公文登記查詢之主表，在辦理期間，按查詢日期催查及紀
錄公文各項進程，以代替各單位送文、送會、移交、退文、呈核 (判) 、
交繕、送檔等簿冊之用，乙表為代替收文簿之用，丙表為在辦理期間附於
公文上，為承辦員及各級主管查考待辦日期之用，丁表為代替本分局收發
文簿之用，戊表為檔案之用。

本分局收發人員除注意例行簽收等事項外須注意下列各項：
一、凡附有現金、支票、匯票或其他有價證券之公文，應即送出納在來文
註明或掣給收據，然後再行分辦。
二、如來文封套上未註明密件，拆封後始發覺為密件者，仍依密件處理。

課、室收發人員，應注意下列事項：
一、收發人員點收清楚來文後，在甲表或送件簿上簽收。
二、公文登記表登記後，應將乙表按單位收發文號放入文盒中，並將甲、
丙表附予來文上送請承辦員在甲表上簽收後收回。
三、各單位移文或送會時，單位收發員應於甲、乙、丙三表「承辦員」欄
之次一行，填明移往送會單位之名稱，並在同行左邊註明移交日期，
甲、丙表隨文移送，經受移或受會單位在甲表簽收後收回。
四、創稿文件，視同來文，仍按一般程序使用公文表登記。
五、存後提辦或移回重辦，應檢出原公文登記表，於原承辦員之次一行填
入重交日期後由「承辦員」簽名，並於甲表考欄內，註明提辦或重辦
日期後按規定手續送承辦員辦理。
六、存查案件，應於甲表之結案日期欄內，註明存查日期，並予「處理內
容」欄內註一「存」字送檔案人員，點收歸檔。
七、先行復知文件，按照創稿文件處理程序辦理。

發文人員應完成審查附件、掛號、印章、繕寫信封後依照公文性質緩急分
別以專送、掛號、限時快送、航掛等方式寄送。

公文處理時限以不超過左列時間為原則：
一、最速件隨到隨辦。
二、速件不超過三天。
三、普通件不超過六天。
四、人民申請有關技術性或專業性案件，其辦理過程在七天以上者，其時
限另定之。

各課、室承辦之文件，如案情複雜，須經詳細審核磋商或查考複雜之前案
，以及來文定有答覆之期限，而不能於前條規定時限內辦出者，得按左列
展期之規定辦理。
一、超過規定時間一倍以內者，可由課、室主管核定。
二、超過規定時限一倍以上者，應簽請分局長核定。
三、來文定有答覆期限，因故不能按期辦出者，應先協調函知來文單位。

各課、室收發人員應根據現用五聯公文登記表之使用方法認真催查；另由
分局長指定專人切實辦理公文查詢，以免延誤。

檔案管理悉依「事務管理規則」內有關檔案管理規定辦理；有關內部作業
，由第六課自行訂定。

機密文件處理規定如下：
一、凡文件封套有分局長親啟及機密字樣者，作密件論。
二、收到秘密文件，應於密件收文簿上，編號登記，原封送分局長拆閱。
三、密件稿由承辦人員親送核判。
四、密件由承辦員親自監視，俟繕寫 (打印) 完畢， (文字較少者宜由承
辦人自繕) ，由承辦人校對，送印、密封後交收發人員登記發文，原
稿收回密存，並依規定程序歸檔。至繕寫 (打印) 時所有廢紙及油印
臘紙，亦應由承辦人員負責收回銷燬。