本規則所稱檔案管理，係指有關公務各種文書歸檔案件之點收、分類、編
案、編製目錄、保管、檢調、清理等程序及其工作。

各機關之檔案，應採統一管理方法，由檔案管理單位集中管理。

各機關之檔案，區分如下：
一、臨時檔案：尚未結案，待繼續辦理之案卷。
二、定期檔案：經已結案，列有一定保管期限之案卷。
三、永久檔案：經已結案，具有永久保存價值之案卷。

檔案非經該管機關依法核准，不得運往國外。

各機關檔案應依現有保存年限，逐案清理，建置電子檔案目錄，以備檔案
開放及移轉。
前項電子檔目錄之格式，由檔案主管機關定之。

各機關應籌措經費，充實檔案專責單位人力及設備，並規劃適當場所，俾
供各界閱覽、抄錄或複製檔案。

歸檔案件之點收，應注意左列事項：
一、檢查本文及附件是否齊全。
二、檢查文書處理手續是否完備。

歸檔案件經點收後，應依照左列各款整理。
一、以件為單位，每一收文、發文或簽稿及其附件，各稱一件。
二、按收文、簽辦、發文或存查日期依序裝訂。
三、附件以隨文整理為原則，其有不便隨文者，得另行存放。
四、如有皺摺、破損等情形者，應先予整補。

各機關之檔案，按類、綱、目、節四級分類，由檔案主辦單位編列檔案名
稱及分類表，陳奉機關首長核定實施。如非必要，應避免更改。

檔案應冠案名，其區分如左：
一、依文書性質區分：以概括全案之名詞為案名，以立案之先後為序。
二、依機關名稱區分：以機關名稱為案名，以隸屬機關為序。
三、依地域區分：以地域名稱為案名，以地域表之代號或地名首字之四角
號碼為序。
四、依人名或企業單位區分：以人名或企業單位為案名，以四角號碼或五
筆檢字法代號為序。

檔案號碼，分左列三種：
一、年號：以中華民國年份編列。
二、類號：以代表類、綱、目、節之數字編列。
三、案號：以同一類號案件發生之先後順序編列。

歸檔案件無前案可併者，始得編立新案，其編號原則如左：
一、新案應就年份、類別及有關規定編為年號、類號及案號。
二、有前案之案件，無論跨越若干年度，均應併入前案。
三、檔號應自左至右，編列於相關案件首頁之左上角，外文則為右下角。

一案涉及數事者，應先確定其主要類分、編列檔案號碼，填分存單，或另
以影 (複) 本分附於相關檔案內。

檔案編製目錄依左列規定：
一、新案應依序登入目錄。
二、有前案之案件，依原案編列檔案號碼，在目錄卡內登記收發文號。

檔案登記後，應連同目錄卡存放檔案夾內。

檔案裝訂成冊，以一年一次為原則，依序標明年號、類號及案號。

檔案保管處所，以與其他建築物隔離為原則，應具有防範災害之設施，除
檔案管理人員外，嚴禁他人進入檔案保管處所。

經裝訂之檔案，應每月抽查一次，以防損壞。

機密檔案，應指定專人保管。

本機關人員調案依左列規定：
一、調案按一單一案填具調案單，經單位主管簽章後調閱。
二、調閱非主管案件，其調案單應會原主管單位，或陳奉幕僚長以上長官
核准。
三、調閱機密案件，應陳奉幕僚長以上長官核准。
四、調案人對所調檔案，應負保密及妥善保管之責，不得毀損或轉借。未
經陳准，並不得影 (複) 印。
五、調案人離職時，應將所調之檔案全部歸還。

他機關調案，應憑正式公文，並經陳奉核准。

檔案管理單位應詳細登記調案情形。

調閱檔案以十五天為限，但有特殊情形者，得酌予展期。

檔案之保存，依下列原則，釐訂存廢基準：
一、永久檔案，永久保存之。
二、可備參考而無需永久保存者，定期保存之。
前項檔案，得採微縮或其他方式儲存管理。

各機關於檔案法及相關規定施行前，除有特殊情形經檔案中央主管機關同
意者外，應暫停檔案銷毀作業。

各種會計憑證、報表、簿籍之處理，依會計法之規定辦理。