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法規名稱: 機關公文電子交換作業辦法
修正日期: 民國 99 年 05 月 11 日
法規類別: 行政 > 國家發展委員會 > 通用目
本辦法依公文程式條例第十二條之一訂定之。
機關公文電子交換作業,依本辦法之規定。但總統府及立法、司法、考試
、監察四院另有規定者,從其規定。
本辦法所稱電子交換,係指將文件資料透過電腦系統及電信網路,予以傳
遞收受者。
各機關對於適合電子交換之機關公文,於設備、人員能配合時,應以電子
交換行之。
機關公文以電子交換行之者,得不蓋用印信或簽署,並得採由左而右之橫
行格式製作。
各機關應由文書單位負責辦理機關公文電子交換作業。但依公文性質、行
文對象及時效,有適當控管程序者,不在此限。
機關公文電子交換作業發文處理程序及應注意事項如下:
一、公文於電子交換前應先校對無誤,經列印者並得做成抄本(件),併
同原稿退件或歸檔。
二、發文作業人員應輸入識別碼、通行碼或其他識別方式,於電腦系統確
認相符後,始可進行發文作業。
三、檢視電腦系統已發送之訊息。
四、行文單位兼有電子交換及非電子交換者,應列示其清單,以資識別。
五、電子交換後,得於公文原稿標明「已電子交換」戳記,並辦理歸檔。
六、透過電子交換之公文,至遲應於次日在電腦系統檢視發送結果,並為
必要之處理。發文機關得視需要,將所傳遞公文及發送紀錄予以存證
機關公文電子交換作業收文處理程序及應注意事項如下:
一、收文作業人員應輸入識別碼、通行碼或其他識別方式,於電腦系統確
認相符後,即時或定時進行收文作業。
二、收受公文經列印者,應由收文方之電腦系統加印頁碼及騎縫標識,並
得標明電子公文,按收文處理作業程序辦理。
三、來文誤送或疏漏者,通知原發文機關另為處理。
機關公文電子交換之收、發文程序,應採電子認證方式處理,並得視需要
增加其他安全管制措施。
機關公文電子交換之管理事項,由行政院指定機關辦理。
各機關辦理機關公文電子交換事宜,其電腦化作業應依行政院訂頒之相關
規定行之。
各機關為配合實際業務需要,得依本辦法及有關規定,自行訂定機關公文
電子交換作業要點
受文者為人民、法人或其他非法人團體之機關公文,以電子交換行之者,
得不適用第六條至第八條之規定,由各機關依其業務需要另定之。
本辦法之規定,於公營事業機構及公立學校準用之。
本辦法自發布日施行。