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法規名稱: 商業使用電子方式處理會計資料辦法 EN
修正日期: 民國 108 年 06 月 13 日
法規類別: 行政 > 經濟部 > 商業目
本辦法依商業會計法第四十條第一項規定訂定之。
本辦法用詞定義如下:
一、會計資料:指會計憑證、會計帳簿、會計項目及財務報表等。
二、資料儲存媒體:指採用電子方式處理時,存放會計資料所使用之磁碟
、磁帶、光碟片、積體電路晶片、電腦、自動化機器設備或其他媒介
物。
三、會計軟體:指用於處理會計資料之電子應用程式。
商業使用電子方式處理會計資料,應建立內部控制,以確保電子硬體、軟
體、資料儲存媒體及會計資料之安全、正確、完整性。
前項內部控制應以書面規範下列事項:
一、組織適切分工。
二、會計軟體及資料檔案使用權限之管理監督。
三、會計軟體變更之授權與監督。
四、會計資料輸入、處理及輸出之核驗。
五、資料備份之儲存及維護。
電子方式處理會計資料之程序如下:
一、取得或給予原始憑證。
二、輸入及驗證會計資料。
三、編製記帳憑證、會計帳簿、財務報表等。
使用電子方式處理會計資料之商業,其會計資料輸入之授權,應以書面或
電子方式為之;記帳憑證及會計帳簿,得經由權限密碼設定之控制程序替
代負責人、經理人、主辦及經辦會計人員之簽名或蓋章。
使用電子方式處理會計資料,如發現錯誤應經審核後輸入更正之,並作成
紀錄。
商業之會計憑證、會計帳簿及財務報表等,得以電子方式輸出或以資料儲
存媒體儲存。
使用電子方式處理會計資料之商業,其財務報表應依商業會計處理準則之
規定辦理。
資料儲存媒體內所儲存之各項會計憑證,除應永久保存或有關未結會計事
項者外,應於年度決算程序辦理終了後,至少保存五年。
資料儲存媒體內所儲存之各項會計帳簿及財務報表,應於年度決算程序辦
理終了後,至少保存十年。但有關未結會計事項者,不在此限。
使用電子方式處理會計資料之商業,應編定會計資料處理作業手冊,並配
合處理作業之變動隨時更新。
會計資料處理作業手冊應妥為保管,有關之經辦或主辦會計人員如解除或
變更職務時,應列入移交。
前條會計資料處理作業手冊應載明下列事項:
一、以電子方式處理會計資料之操作程序。
二、輸入、輸出資料之格式。
三、會計資料控制之方法,包括會計資料之輸入、處理、輸出及存取之控
制。
四、會計項目代號與其中文名稱對照表。
五、錯誤資料之處理程序。
六、資料備份及復原之程序。
商業使用會計軟體之基本功能應包括下列內容:
一、會計項目之建檔。
二、記帳憑證之登錄。
三、會計資料之檢查及控制。
四、會計分錄之過帳。
五、各種帳冊、表單與財務報表之顯示及列印功能。
使用電子方式處理會計資料之商業,應定期對其會計處理系統進行稽核。
本辦法自發布日施行。