有關機關（構）查詢使用者資料應備正式公文或電信使用者資料查詢單（格式如附件），載明需查詢之電信號碼或姓名及其身分證明文件字號、電信服務種類、法律依據、案由說明、查詢案號、資料用途、查詢機關（構）、機關（構）主管、連絡人姓名、連絡電話、傳真機號碼及列帳電話號碼等，加蓋機關（構）印信及其首長署名、職章，送該電信使用者所屬電信事業指定之受理單位辦理。
對於案由特殊、情況緊急之查詢，得由法官、檢察官或查詢機關（構）之首長或經其授權之主管於電信使用者資料查詢單署名並加蓋職章及連絡人之資料，視同機關（構）正式公文書先傳真之，並經回叫確認為之，查詢後應於三個工作日內補具正式公文或加蓋印信之電信使用者資料查詢單正本。未於三個工作日內補具公文或查詢單者，電信事業得拒絕受理其再次傳真查詢。
前二項之查詢，經查詢機關與電信事業雙方認證同意，得以經加密之電子郵件或資訊系統為之，該電子郵件或資訊系統之電子表單，視同正式公文或電信使用者資料查詢單正本。