集管團體執行本計畫時，應評估其必要性，保存下列紀錄：
一、個人資料之蒐集、處理及利用紀錄。
二、自動化機器設備之軌跡資料。
三、其他落實執行本計畫之證據。
集管團體於業務終止後，其保有之個人資料應依下列方式處理：
一、刪除、停止處理或利用個人資料者，記錄其方法、時間、地點及證明方式。
二、移轉個人資料者，記錄其原因、對象、方法、時間、地點及受移轉對象得保有該項個人資料之合法依據。
前項所稱業務終止，指著作權專責機關依著作權集體管理團體條例第四十八條規定命令集管團體解散，或集管團體依其章程規定決議解散。