檔案微縮作業應由檔案管理單位及微縮作業單位填寫說明書，併同解像率測試卡，於微縮片之開端及末端攝入之。
前項置於開端之說明書應記載下列事項：
一、原始文件製作單位。
二、原始文件檔號及案名。
三、原始文件排列次序之起迄號碼。
四、原始文件拍攝後處理情形。
五、微縮母片之保管單位、管理人員姓名及填寫日期。
第一項置於末端之說明書應記載下列事項：
一、原始文件製作單位。
二、原始文件保管單位。
三、微縮片編號、起迄序號及總數量。
四、微縮母片之型式、材質、縮小倍率及影像排列方式。
五、尚待承接拍攝之微縮片編號或承接本捲（片）之微縮片編號。
六、微縮作業單位、拍攝人姓名及拍攝完成日期。