公務人員轉任、調任他機關後三個工作日內，原服務機關應以人事資訊管理系統轉出其個人公務人員履歷表資料供新職機關接收；必要時，新職機關得請原服務機關提供其經人事主管簽章之公務人員履歷表資料，原服務機關不得拒絕。
離職人員再任時，機關應即建立其完整之個人資料檔案，並以人事資訊管理系統接收其歷史公務人員履歷表資料，必要時，得請原服務機關提供其經人事主管簽章之公務人員履歷表資料，原服務機關不得拒絕。
機關遇有裁撤、組織變更等情事時，人事資料檔案應移轉承受機關或上級機關辦理。
離職人員之個人資料檔案，應永久保存。