查詢機關（構）辦理前條查詢，應確實至本資料庫與本部建立之涉性別事件之學校不適任人員資料庫、短期補習班不適任人員資料庫、全國幼兒園不適任教保服務人員通報查詢系統、全國教保服務機構不適任人員資料庫、兒童課後照顧服務不適任人員資料庫及其他學校人員不適任資料庫（以下簡稱本部建立之其他不適任人員資料庫）查詢。
查詢機關（構）除依前項規定辦理外，並應依下列方式向有關機關查詢：
一、於每年一月十日、三月十日、六月十日、七月十日、九月十日前，由學校及機構確認查詢名冊，經各主管機關報本部，由本部轉請法務部查詢教育人員有無任用條例第三十一條第一項第一款至第三款、第五款或教師法第十四條第一項第一款至第三款、第六款或第十五條第一項第二款情事。
二、於每年二月一日、四月一日、六月一日、八月一日、十月一日前，由學校及機構確認查詢名冊，經各主管機關報本部，由本部轉請中央社政主管機關查詢有無教師法第十四條第一項第六款、第七款或第十五條第一項第二款、第四款情事，或視需要向有關機關查詢。
三、本部所屬學校及機構應於前二款所定期限內，確認查詢名冊報本部轉請法務部、中央社政主管機關或有關機關查詢。
前項查詢得視需要藉由本資料庫定期介接司法院、法務部、內政部警政署及中央社政主管機關建立之資料庫辦理。
查詢結果確認前，擬聘任人員應依警察刑事紀錄證明核發條例規定，申請核發警察刑事紀錄證明，並以書面具結無不得聘任或任用之情事。