本局職員，對於其經辦公文須嚴格保守機密，不得有所洩漏或遺失。

本局收發文編號自每年歲首開始，由第一號起順序編至年終為止。

本局公文收發，區分為總收發、基層收發、 (單位收發) 簽稿收發三類。

本局公文收發，應用公文登記表甲、乙、丙、丁、戊五聯，均由各該收發
複寫甲表為公文登記查詢之主表，在辦理期間，按查詢日期催查及紀錄公
文各項進程，以代替基層單位送文、送會、移交、呈核 (判) 、交繕、送
檔等簿冊之用。乙表為代替收文簿之用。丙表為在辦理期間附於公文上，
為承辦員及各級主管查考待辦日期之用。丁表為代替本局收發文簿之用，
戊表為檔案總表之用。

本局總收文人員除注意例行簽收、折封、編號外尤須注意下列各項：
一、凡附有現金、支票、匯票、或其他有價證券之公文，應即送出納科在
來文上簽收或掣給收據，然後再行分辦。
二、來文因公文封上未註明密件，拆封後始發覺為密件者，應依密件處理
送秘書室經指定之人員簽收處理。

基層收發登記員，應注意下列事項：
一、登記員點收清楚來文後，應分別在甲表或送件簿上簽收。
二、公文登記表登記後，應將乙表按單位收發文號次放入收文盒中，並將
甲、丙表附於來文上送室承辦員在甲表簽收後收回。
三、基層單位移文或送會時，登記員應於甲、乙、丙三表「承辦員」欄之
次一行，填明移往送會單位之名，並在同行左邊註明移文月日時，甲
、丙表隨文移送，受移或受會單位在甲表簽收後退還。
四、創稿文件，得視同來文，仍按一般程序使用公文登記表登記。
五、存後提辦或移回重辦，應檢出原公文登記表，於原承辦員欄之次一行
，填入重交月日時後「承辦員」簽名，並於甲表「備考」欄，註明提
辦或重辦月日時後按規定手續送承辦員辦理。
六、先行復知文件，按照創稿文件處理程序辦理。
七、彙辦文件，應以主案之甲、乙表為主，其他各案之甲、乙表應按先後
次序附主案甲、乙表之後。
八、存查案件，應於甲表之結案日期欄內，註明存查日期，並於「處理內
容」欄內註一「存」字，送檔案室點收歸檔。

簽稿收發人員辦理簽稿收發後一切文電承轉業務，應適用基層收發手續規
定辦理。

發文人員應完成審查附件、掛號、印章、繕寫信封後，依照公文性質，緩
急分別以專送掛號、限時快遞、航掛等方法寄遞。

公文處理時限以不超過左列時間為原則。
一、最速件隨到隨辦。
二、速件不超過三天。
三、普通件不超過六天。
四、人民申請有關技術性或專業性案件，其辦理過程在七天以上者，其時
限得另訂之。

各單位承辦之文件，如案情複雜，須經詳細審核磋商或查考複雜之前案，
以及來文定有答覆之期限，而不能於前條規定時限內辦出者，得按左列展
期之規定由各級主管斟酌核定：
一、超過規定時限應由主管核定。
二、來文定有答復期限，回故不能按期辦出者，應先協調通知來文單位。

各單位登記員應根據現用五聯公文登記表之使用方法，切實辦理公文查詢
。

公文處理稽查範圍如左：
一、有關人民權利義務申請案件。
二、有關經費支付案件。
三、交辦案件。

稽查內容及重點如左：
一、承辦案件內容與法令規定是否相符。
二、承辦案件有無積壓及其原因。
三、現行法令內容與處理稽查是否需要修訂或調整。

公文處理稽查分定期與不定期二種，定期稽查由稽查人員根據必要臨時行
之。

稽查標準及稽查數量，悉由稽查人員決定之。

稽查人員由局長指派適當人員兼任之。

檔案管理內部作業，由秘書室文書科自行規定。

機密文件處理規定如左：
一、凡文件封套有本局局長親啟及機密字樣者，作密件論。
二、收到秘密文件，應於密件收文簿上編號登記，原封送呈局長拆閱。
三、密稿由承辦人員親送核判。
四、密稿交繕，應由承辦人員親自監視，並繕 (印) 完畢後，由承辦人員
自行校對、送印封交收發人員登記送發，原稿收回密存，並依規定程
序歸檔，至在繕 (印) 時所有廢紙及油印紙，亦應由承辦人員負責收
回燬銷。