本辦法依檔案法 (以下簡稱本法) 第九條第一項規定訂定之。

本辦法用詞定義如下：
一 電子儲存：指檔案原始文件以電腦或自動化機具等電子設備處理，並
予數位化儲存之程序。
二 原始文件：指供電子儲存作業處理之紙本式檔案。
三 電子媒體：指電子儲存使用之媒介物，包括磁帶、磁碟 (片) 、光碟
片等媒體。
四 電子影像檔案：指原始文件數位化為影像資料，儲存於電子媒體者。
五 電子影像檔案正版：指直接由原始文件數位化處理並儲存於電子媒體
，而用以保存之影像資料。
六 電子影像檔案副版：指電子影像檔案正版經軟體處理後儲存於電子媒
體，而用以調閱應用之影像資料。
七 確認：指檔案管理機關證明電子影像檔案及其輸出列印之紙本式複製
品與原始內容相同之程序。
八 電子簽章：指依附於電子影像檔案，用以辨識及確認電子影像檔案簽
署人身分、資格及電子影像檔案真偽者。
九 加密：指利用數學演算法或其他方法，將電子影像檔案以亂碼方式處
理。
十 備份：指電子影像檔案經壓縮轉存至其他電子媒體，而得藉以還原之
電子影像檔案。
十一 轉置：指將電子影像檔案轉換格式或轉移至其他電子媒體之程序。

檔案之電子儲存作業，應由管理該檔案機關辦理；必要時，得委外為之。
前項委外辦理檔案之電子儲存作業，應於管理該檔案機關內或其指定場所
為之。

永久保存檔案與定期保存檔案宜分別儲存於不同之電子媒體。

辦理檔案電子儲存，應參照檔案中央主管機關訂定之機關檔案管理資訊化
作業要點有關規定，採用適當之電子媒體及儲存格式，並宜採唯讀方式儲
存之。
檔案進行電子儲存前，應整理原始文件，必要時得予拆卷。但應注意其順
序，並於儲存作業完成後恢復原狀。

辦理檔案電子儲存，應注意下列事項：
一 維持影像完整及清晰。
二 避免重複作業造成原始文件之損害。
三 避免歪斜及跳漏頁。
四 如有錯誤或缺漏，應立即補正。

辦理檔案電子儲存時，管理該檔案機關應檢視並確定其內容與原始文件完
全相同；必要時得採電子簽章方式處理，或加密儲存之。

檔案經電子儲存後，檔案管理人員應將電子媒體編號及原始文件處理情形
等事項，註記於檔案目錄或提供檢索功能。

檔案經電子儲存後，應於電子媒體中製作電子說明檔，註記「同原檔案」
字樣，並記錄下列事項：
一 檔案管理機關。
二 電子媒體編號。
三 製作完成日期。
四 電子影像檔案清單。
電子影像檔案副版，應註記「與原件相符」字樣。

電子媒體如有外包裝，其外包裝應標示下列事項：
一 檔案管理機關。
二 電子媒體編號。
三 製作完成日期。

電子影像檔案正版應製作二份，並分置於不同地點保管之。

實施檔案電子儲存之機關應定期檢討相關軟硬體設施之有效性，必要時應
辦理轉置作業。
前項轉置作業應注意檔案內容之完整及安全，避免不當之增、刪及抽換。

各機關更換電子檔案軟硬體設施時，應先製作備份，避免資料流失。轉置
時，亦同。

實施檔案電子儲存之機關應定期查驗電子媒體；如有損壞，應即修復；無
法修復時，應予作廢，重行製作；無法製作時，應於檔案目錄註記。
前項媒體之作廢方法，準用檔案中央主管機關訂定之機關檔案保存年限及
銷毀辦法第十二條規定。

電子媒體之保存場所，應有適當環境控制及安全管制措施，避免毀損或遺
失。
前項措施應參照檔案中央主管機關訂定之檔案庫房設施基準有關規定辦理
。

電子媒體應依媒體種類分別存放；存放時應依電子媒體編號排列，並製作
登錄簿，以備查考應用。

檔案微縮片轉製電子媒體者，視為電子影像檔案副版。

電子影像檔案輸出列印之紙本式複製品，其確認應於檢視其內容與電子影
像檔案完全相同後，於首頁蓋用主管單位章戳，並註記「與原件相符」字
樣。

電子影像檔案正版如需重行製作，應依本辦法相關規定辦理。

本辦法自本法施行之日施行。