本辦法依檔案法 (以下簡稱本法) 第十二條第四項規定訂定之。

各機關依本法第十條區分檔案保存年限時，應審酌下列各款事項：
一 影響國家安全及公益之程度。
二 典章或史料文物之價值。
三 法律信證之維護。
四 行政程序之稽憑。
五 學術研究之參考。
六 機關之特性。
七 個人權益之保護。
八 其他應審酌之重要事項。

下列檔案之保存年限，應列為永久保存：
一 涉及國家或本機關重要制度、決策及計畫者。　
二 涉及國家或本機關重要法規之制 (訂) 定、修正及解釋者。
三 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者。
四 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者。
五 具有國家或機關重要行政稽憑價值者。
六 具有國家、機關、團體或個人重要財產稽憑價值者。
七 對國家、機關、社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者。
八 具有重要科技價值者。
九 具有重要歷史或社會文化保存價值者。
十 屬重大輿情之特殊個案者。
十一 法令規定應永久保存者。
十二 其他有關重要事項而具有永久保存價值者。

定期保存之檔案，其保存年限應區分為三十年、二十五年、二十年、十五
年、十年、五年、三年及一年。

各機關應就主管業務，依本辦法之規定，並參考檔案中央主管機關訂定之
機關檔案保存年限區分參考表，編訂檔案保存年限區分表，依本法施行細
則第十條第一項各款規定程序，函送檔案中央主管機關審核後實施。修正
時，亦同。
前項檔案保存年限區分表，得與機關檔案分類表結合編訂之。

各機關檔案保存年限區分表至少每十年應檢討一次；必要時，得隨時修正
之。

定期保存之檔案經微縮、電子或其他方式儲存者，得調整其檔案原件之保
存年限。

各機關辦理定期保存檔案之銷毀，以每年一次為原則。
已屆保存年限之檔案，各機關檔案管理單位或人員應製作擬銷毀檔案目錄
，送會相關業務單位表示意見；各單位認有延長保存年限之必要者，應簽
註延長年限及理由。
前項擬銷毀檔案目錄，應記載下列事項：
一 檔號。
二 案名。
三 案由。
四 來 (受) 文者。
五 收文字號、發 (來) 文字號。
六 文件產生日期。
七 有附件者，其件數。
八 保存年限；檔案保存年限經調整者，其原定保存年限及調整原因。
九 其他經檔案中央主管機關指定事項。

本法第十二條第二項所定銷毀計畫，應包括下列事項：
一 擬銷毀檔案年度及數量。
二 擬銷毀檔案現在存放地點。
三 擬銷毀時間、地點及方式。
四 其他經檔案中央主管機關指定事項。
本法第十二條第二項所定銷毀之檔案目錄應記載事項，依前條第三項之規
定；其格式，由檔案中央主管機關另定之。
前二項之銷毀計畫及銷毀之檔案目錄，應依本法施行細則第十條第一項各
款規定程序，函送檔案中央主管機關審核。
本辦法施行前各機關擬銷毀檔案目錄已按案件製作完成者，本法第十二條
第二項及前條第二項所定之目錄，得以該完成之目錄充之。

本法第十二條第三項所定應經電子儲存者，檔案中央主管機關或原機關認
有必要時，得依本法第九條規定，採微縮或其他方式為之。

經核准銷毀之檔案於銷毀前，應妥善集中放置於安全場所，並應注意其運
送過程之安全。
檔案之銷毀，應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控，並應注意環
境保護事宜。

檔案之銷毀方法如下：
一 化為碎紙或溶為紙漿。
二 焚化。
三 擊碎至檔案內容無法辨識。
四 化為粉末。
五 消磁。
六 消除電子檔或重新格式化。
七 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法。
前項方法，必要時得併用之。

檔案有下列情形之一，且情況急迫時，得逕行銷毀之：
一 因變質而散發有毒物質，嚴重影響人體健康者。
二 遭遇戰爭或暴動，為保護國家安全或利益而須即時銷毀者。
各機關如有前項情形，應將其原因及已銷毀檔案之檔號、案名、案件數量
、銷毀時間、地點及方法等詳細情形，函送檔案中央主管機關備查。

檔案因天災或事故毀損，經鑑定結果認無法修復者，各機關得將其原因及
已毀損檔案之檔號、案名及案件數量等詳細情形，函送檔案中央主管機關
備查後銷毀。

各機關發見有本法第二十四條所定非法銷毀檔案者，應即將其原因及已銷
毀檔案之檔號、案名、案件數量、銷毀時間、地點及方法等情事，函送檔
案中央主管機關備查。

已銷毀之檔案，應逐案逐件分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表等有關目錄
，註記核准銷毀之文號及銷毀之日期；其有微縮、電子或其他方式儲存之
紀錄者，並應附註其編號。但全卷銷毀者，其案卷目次表得免註記。

已銷毀檔案之目錄，應併同檔案中央主管機關核准銷毀函永久保存。

本辦法施行前各機關所定有關檔案之保存年限及銷毀程序，與本辦法規定
及銷毀程序，與本辦法規定不符者，應自本辦法施行後一年內修正之。

本辦法自本法施行之日施行。