本規則適用之對象如下：

前項第五款人員，不包括公立學校校長及教師。

各機關人事資料之處理，均應以人事資訊管理系統作業。

未使用人事資訊管理系統之機關，其人事資料需建檔或更新者，由其上級（兼辦）機關代為處理。

公務人員轉任、調任他機關後三個工作日內，原服務機關應以人事資訊管理系統轉出其個人公務人員履歷表資料供新職機關接收；必要時，新職機關得請原服務機關提供其經人事主管簽章之公務人員履歷表資料，原服務機關不得拒絕。

離職人員再任時，機關應即建立其完整之個人資料檔案，並以人事資訊管理系統接收其歷史公務人員履歷表資料，必要時，得請原服務機關提供其經人事主管簽章之公務人員履歷表資料，原服務機關不得拒絕。

機關遇有裁撤、組織變更等情事時，人事資料檔案應移轉承受機關或上級機關辦理。

離職人員之個人資料檔案，應永久保存。

須經銓敘部銓敘審定之個人資料，由各機關依送審程序報送，俟銓敘審定後，以人事資訊管理系統接收或登錄建檔。更新、更正或註銷時，亦同。

辦理公務人員國民身分證統一編號、姓名變更及出生年月日資料之更正時，應依送審程序，檢附相關證明文件報銓敘部辦理動態登記，並以人事資訊管理系統接收或登錄建檔。

前二項以外之個人資料，各機關應適時至人事資訊管理系統更新，並由行政院人事行政總處彙送銓敘部；必要時，銓敘部得逕請各主管機關或其授權之機關提供相關個人資料。

人事資料之建立、異動及更新，應力求正確。嗣後個人資料之異動，當事人應主動於一個月內提供，人事主管人員並應確實查驗及登錄。如有漏辦、偽造、變造、毀損或作不實之登錄等情事，各機關應查明責任，按其情節輕重，依法懲處或移送檢察機關偵辦。人事資料管理績效優良者，得依有關規定覈實予以獎勵。

各機關人事資料應指派專人管理，並依公務人員交代條例之規定列入交代。