各機關文書處理程序，分為下列步驟：
一、收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。
二、文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。
三、文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行。
四、發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、送達。
五、歸檔管理：依檔案法及其相關規定辦理。
前項各款以電子文件行之者，應依機關公文傳真作業辦法、機關公文電子
交換作業辦法及文書及檔案管理電腦化作業規範之規定辦理。但其他法令
另有規定者，不在此限。

各機關處理文書，應明確劃分各經辦單位之權責，以期密切配合。

各機關文書之處理，其方式、手續、流程、文字、用語等，應力求簡明。

收發文書，應注意下列事項：
一、包封是否完整。
二、附件是否相符。
三、發文時間是否相稱。
四、簽收手續是否完備。
前項各款以電子文件行之者，應依第十條第二項之規定處理。但法令另有
規定者，不在此限。

各機關應指定適當人員負責辦理收發文及分文工作；收發電報、傳真、電
子交換及機密文件，並應指定專人處理。

收文時應將收文日期、編號及來文摘要登錄於總收文登記表 (簿) 。

各機關得視實際需要，採用收發文同號方式，使收發文處理手續更趨簡化
。

收文應儘速送達各承辦單位，急要文件應提送或提陳。

承辦人員對於文書之擬辦，應查明全案經過，依據法令作切實簡明之簽註
。

凡案件內容涉及其他機關或其他單位者，應事先協調。

撰擬文稿應簡明扼要。如引述來文，應摘錄要點。全文過長必須抄錄者，
應作為附件處理。

文稿稿面應由承辦人員記明受文者、速別、密等及解密條件或保密期限、
附件、正本、副本、檔號之分類號、保存年限、電子公文交換機制類別及
其他必要之事項。

文稿之保存期限，分為永久保存或定期保存二種，其基準應依檔案法及相
關規定定之。

文稿辦妥，應經單位主管審核，並視需要送會有關單位後，再行陳判。

核稿人員對於文稿如有意見，應逕行修改並簽章以示負責。
會稿人員對於文稿如有意見，應加註簽條，退請承辦單位酌辦。
各機關得指定閱稿人員負責文字、程式、行款等之校閱事宜。

機密性及重要性之文稿，應指定專人繕印、校對、蓋印、編號登錄及封發
。

文書之封發，應注意送達方式，查對附件及受文機關後再妥封速發，急要
文書，應隨到隨發。
業務及所屬單位繁多之機關，應設立公文交換中心，定時集中交換。

文稿繕發後，送檔案管理單位點收，其須續辦者得退還原承辦單位。收文
經批存者亦同。

文書於處理過程中，凡經辦人員均應簽名或蓋章，並註明經辦之年月日時
。