雇用人僱用船員，使其於國內港口上船服務、船員僱傭契約終止或船員職務變更者，使其於國內港口下船，應即向航政機關申辦任、卸職認可簽證，並載入船員服務手冊。
雇用人在國內僱用船員，使其於國外港口上船服務者，應於上船後七日內將其任職動態報送航政機關。船員僱傭契約終止，使船員於國外港口下船者，應於其返國後十五日內向航政機關申辦任、卸職認可簽證，並載入船員服務手冊。
雇用人在國外僱用船員，使其於國外港口上船服務時，應即先報請航政機關備查，並於返國到達第一港口時檢送船員服務手冊、任職申請書、僱傭契約影本、出入境證明等證件，向航政機關申辦任、卸職認可簽證，並載入船員服務手冊。