本辦法用詞，定義如下：
一、食品業者：指依食品安全衛生管理法第三條第七款規定，並已辦理公司、商業或工廠登記，且資本額新臺幣三千萬元以上，並有招募會員或可取得交易對象個人資料之下列業者：
（一）肉類處理保藏及其製品製造業。
（二）磨粉及澱粉製品製造業。
（三）食品及飲料批發業。
（四）非屬飯店、觀光旅館、機場或百貨業附屬之餐館業、飲料店業，及非屬餐飲攤販業之其他餐飲業。
二、專責人員：指由食品業者指定，負責個人資料檔案安全維護計畫（以下簡稱安全維護計畫）訂定及執行之人員。
三、所屬人員：指食品業者執行業務之過程中接觸個人資料之人員。
四、查核人員：指由食品業者指定，負責稽核安全維護計畫執行情形及成效之人員。
前項第二款專責人員與第四款查核人員，不得為同一人。