短期補習班應將報名研習課程之外國人外文姓名、性別、出生日期、護照號碼、國籍、入境日期、停留許可期限、上課地點、課程起訖時間及出缺勤紀錄等資料，按期列冊報地方主管機關備查，並副知內政部移民署。外國學員於報名後有異動者，亦同。
經核准境外招生之短期補習班，應定期至本部指定之內部網路平臺填報、更新外國人名冊，包括外文姓名、性別、出生日期、護照號碼、國籍、入境日期、停留許可期限、上課地點、課程起訖時間及出缺勤紀錄等資料。
短期補習班境外招收之外國人，其缺課或請假時數逾該期課程總時數四分之一以上及發生退班或變更、喪失學員身分等情事，短期補習班應於七日內通報外交部領事事務局及其所在地之內政部移民署各服務站，並副知地方主管機關及本部。