本局職員對於其經辦公文須嚴格保守機密，不得有所洩漏或遺失。

本局收發文編號自每年歲首開始，由第一號起順序編至年終為止。

本局公文收發區分為總收發、基層收發（單位收發）、簽稿收發三類。

本局公文收發均應輸入電腦，分文由總收文電腦列印送件單交單位登記員簽收。各單位登記員應將承辦人員姓名輸入電腦列管，公文之送文、送會、移文、退文、陳核（判）、送繕、送檔等均應輸入電腦並列印送件單交受文單位簽收，在公文辦理期間可由電腦查詢公文流程及追蹤辦理情形。

本局總收文人員除注意例行簽收、拆封、編號外，尤須注意下列各項：

一、凡附有現金、支票、匯票或其他有價證券之公文，應即送出納科在來文上簽收或掣給收據，然後再行分辦。

二、來文拆封後為密件者，應依密件送秘書室由指定之人員簽收處理。

單位收發登記員，應注意下列事項：

一、登記員點收清楚來文後，應於電腦簽收。

二、公文經簽收後，應將來文送承辦人員並輸入電腦列管。

三、單位移文或送會時，登記員應將移文或送會單位輸入電腦並同送件單隨文移送，受會單位應在電腦簽收。

四、創稿文件得視同來文，仍按一般程序將文件輸入電腦列管。

五、存後提辦或移回重辦，應在電腦輸入後始送承辦人員辦理。

六、彙辦文件應以主案先行輸入電腦為主，其他各案按先後次序輸入電腦列管。

七、存查案件，應依一般程序陳判後輸入電腦，送檔案室點收歸檔。

簽稿收發人員辦理簽稿收發後一切文件承轉事務，應適用單位收發手續規定辦理。

發文人員應完成審查附件、掛號、印章、繕寫信封後，依照公文性質、緩急，分別以專送掛號、限時快遞、航掛等方法寄遞。

公文處理時限以不超過下列時間為原則：

一、最速件隨到隨辦。

二、速件不超過三天。

三、普通件不超過六天。

四、人民申請有關技術性或專業性案件，其辦理過程在七天以上者，其時限得另訂之。

各單位承辦之文件，如案情複雜，須經詳細審查磋商或查考複雜之前案，以及來文定有答覆之期限，而不能於前條規定時間內辦出者，得按下列展期之規定由各級主管斟酌核定：

一、超過規定期限應由主管核定。

二、來文定有答復期限，因故不能按期辦出者，應先協調通知來文單位。

各單位登記員應根據傳遞清單輸入電腦資料，確實辦理公文查詢。

公文處理稽查範圍如下：

一、有關人民權利義務申請案件。

二、有關經費支付案件。

三、交辦案件。

稽查內容及重點如下：

一、承辦案件內容與法令規定是否相符。

二、承辦案件有無積壓及其原因。

三、現行法令內容與處理稽查是否需要修訂或調整。

公文處理稽查分定期與不定期二種，定期稽查按月舉行，不定期稽查由稽查人員根據必要臨時行之。

稽查標準及稽查數量，悉由稽查人員決定之。

稽查人員由局長指派適當人員兼任之。

檔案管理內部作業，由秘書室文書科自行規定。

機密文件處理規定如下：

一、凡文件封套有本局局長親啟及機密字樣者，作密件論。

二、收到機密文件，應於密件收文簿上編號登記，原封送陳局長拆閱。

三、密稿由承辦人員親送核判。

四、密稿文繕，應由承辦人員親自監視，繕（印）完畢後，由承辦人員自行校對，送印封交收發人員登記送發，原稿收回密存，並依規定程序歸檔，至在繕（印）時所有廢紙及油印紙，亦應由承辦人員負責收回銷燬。